Organizar as despesas de viagem é para muitos uma das partes mais difíceis do planejamento. Em geral, as pessoas começam fazendo algumas anotações, pesquisas, junta uma grana e torce para que ela dure até o fim da trip. Mas, na maioria das vezes o resultado é uma volta para casa com gastos acima do esperado.
A gente sabe que terminar as férias com dívidas acaba comprometendo a nossa experiência. Assim, se você sofre com esse problema, está no lugar certo! Pois, neste post vamos apresentar 6 passos para organizar as suas despesas de viagem e algumas ferramentas para facilitar o seu planejamento financeiro.
Quer saber como organizar as despesas de viagem? Então, venha com a gente!
6 passos para planejar as despesas de viagem
Para não ter surpresas com as despesas de viagem, o ideal é ter um bom planejamento financeiro. Mas, fique tranquilo, pois para isso não é necessário ser nenhum especialista em economia. Tudo o que você precisa é de um tempo para organizar todos os custos, uma calculadora, além de conhecer os seis passos que nós elaboramos. Confira!
1º passo: defina um budget
Se você, assim como a maioria dos brasileiros, não é um milionário, certamente a primeira pergunta que vem à sua cabeça quando pensa em uma viagem é: “quanto vai custar?”. Acertamos, não é? Nós aqui do Império ainda não temos o poder da clarividência, mas pela nossa experiência sabemos que esse é um pensamento comum.
Assim, existem duas maneiras de responder a essa pergunta. A primeira delas é simplesmente aceitar o preço que uma agência, companhia aérea ou mesmo hotel cobra e decidir se pode pagar ou não. A segunda opção, e a mais eficaz na nossa opinião, é definir um budget para a sua viagem.
Quando você estipula um teto para as despesas de viagem já é meio caminho andado. Pois, assim fica definido que todos os custos não podem ultrapassar aquele valor. É claro que esse budget deve estar alinhado à sua trip. Por exemplo, não dá para querer fazer uma viagem para a Europa com apenas R$ 2.000,00.
2º passo: escolha o destino e tempo da viagem
Ter um limite de gastos facilita o planejamento das despesas da sua viagem. Assim como, definir o destino e a quantidade de dias da sua trip. Se você tem um orçamento mais curto, a escolha de para onde ir vai ser mais pautada no quanto tem para gastar. O mesmo vale para a quantidade de dias que deseja ficar em determinado lugar.
Afinal, quanto mais tempo, mais cara será a viagem. Por outro lado, quem tem um orçamento mais folgado pode escolher um destino com mais tranquilidade. Entretanto, não deixa de ser necessário fazer uma pesquisa para saber quando uma trip para esse lugar pode lhe custar. Lembre-se que o objetivo é ter um maior controle das despesas.
3º passo: separe as despesas em pré, durante e pós viagem
As despesas de viagem incluem custos com diversos itens. Por isso, é comum que quem não tem tanta prática acabe esquecendo de colocar um ou outro nos cálculos. Assim, para evitar esse problema, o ideal é separar os gastos em três categorias: pré, durante e pós viagem.
Nos custos pré viagem você deve incluir passagens, hospedagem, seguro e documentação, se necessário. Na categoria “durante” vão estar os gastos com alimentação, transporte, passeios e compras. Por fim, estabelecemos ainda o grupo de despesas pós viagem. O ideal é que não tenha nada nesse conjunto, mas, é sempre bom se preparar para imprevistos.
Assim, inclua nesta categoria algum gasto emergencial no cartão de crédito, peso extra na bagagem ou mesmo o transporte da volta para casa. Fazendo isso, você ficará seguro de que não está esquecendo de nenhum custo importante da sua viagem. Além disso, fica mais fácil definir quais pagamentos devem ser priorizados e o que pode parcelar para diluir as despesas.
4º passo: faça uma pesquisa sobre o custo de vida do seu destino
Agora que você já sabe o quanto pretende gastar, para onde quer ir e por quanto tempo e quais tipos de despesa vai ter, chegamos a uma parte muito importante: encontrar os valores. Essa é a etapa que certamente vai demandar mais tempo. Aqui, a missão é acessar sites de busca de passagem, hospedagem e pesquisar sobre o custo de vida do destino.
Fazendo isso você terá uma ideia do quanto custa cada um dos itens descritos no passo 3. Com essa média de preço em mão, faça um balanço entre o gasto real e o seu budget inicial. Assim, será possível estabelecer o que está de acordo com o seu limite de gastos e o que precisa ser reajustado. Nesse momento talvez seja necessário escolher uma acomodação mais simples ou diminuir a quantidade de dias.
5º passo: vai para o exterior? Calcule em moeda estrangeira!
Quem vai fazer uma viagem internacional, o planejamento das despesas de viagem é um pouquinho mais complicado. Isso porque, nesse caso, o ideal é converter os custos para a moeda estrangeira. Principalmente os gastos das categorias durante e pós. Por conta do câmbio, o valor do dólar, euro, entre outros acaba oscilando muito.
Assim, essa alteração diária pode deixar o seu planejamento mais confuso e cansativo. Porém, se você já estabeleceu os custos da sua viagem todos em moeda estrangeira, não é preciso se preocupar tanto. Pois, no final das contas o montante necessário em dólar, euro ou qualquer que seja a moeda não vai mudar tanto.
6º passo: anote tudo!
Muito provavelmente você não vai conseguir decorar todas as informações coletadas nos passos anteriores. Assim, para garantir o sucesso do seu planejamento, anote tudo. Muitos indicam criar uma planilha para organizar tudo. Mas, a gente sabe que só de falar no assunto algumas pessoas acabam desistindo.
Por isso, a nossa dica é: escolha um método para anotar essas informações, que você realmente vai seguir. Pode até ser a planilha ou quem sabe em uma agenda que está sempre com você. Hoje, já existem até aplicativos que nos ajudam nessa missão. O importante mesmo é que o planejamento esteja claro e ajude a controlar as despesas de viagem.
Controlar as despesas de uma viagem pode parecer difícil. Contudo, ao estabelecermos alguns parâmetros esse processo fica muito mais fácil. Por isso, é importante aproveitar as dicas deste post. Provavelmente a primeira trip você vai achar um pouco complicado, mas com a prática, logo, logo essa tarefa não será um problema.
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