A viagem a trabalho é um dos itens que mais pesa no orçamento de uma empresa. Segundo a Associação Latino Americana de Gestores de Eventos e Viagens Corporativas (ALAGEV) elas representam 30% do budget de um negócio. Contudo, em muitas organizações essa prática ainda é relevante para o bom resultado e crescimento.
Por esse motivo, tais deslocamentos devem ser encarados como um investimento. Mas, de que forma esse retorno pode ser ainda maior? Como aqui no Império nós nos interessamos por todo tipo de viagem decidimos elaborar este conteúdo para ajudar você e a sua empresa a reduzir os custos na viagem a trabalho e ter ainda mais lucro.
Quer saber como? Então, venha com a gente!
Tenha uma política para viagem a trabalho
Esse é o primeiro passo para a empresa que deseja economizar na viagem a trabalho. Ao estabelecer uma política para essa prática você deve deixar bem claro para os colaboradores quais são a regras. O que é permitido ou não e o que será custeado pela corporação.
Crie um documento com todas as informações, desde as mais abrangentes até a mais detalhadas como o valor máximo para compra de passagens aéreas, tipo de hotel quantidade de diárias, tempo de permanência em uma cidade, prazo de antecedência para adquirir bilhetes, entre outros. Essas especificações vão garantir que os custos fiquem dentro do previsto.
Defina um limite de gastos
Para reduzir os custos também é necessário definir um limite de gastos. Assim, é preciso conhecer quanto a empresa está desembolsando por cada viagem e o quanto esse custo poderia ser reduzido. A partir dessas informações será possível estabelecer um teto para cada uma das despesas, hotel, passagens, deslocamento, alimentação, etc.
É importante que todos esses dados estejam disponíveis no documento que trata da política da empresa para viagem a trabalho. Dessa forma, os colaboradores vão estar cientes do que a corporação deseja e vão buscar cumprir o que foi estabelecido. Da mesma forma, os gestores vão ter mais controle e poderão identificar divergências com mais facilidade.
Desenvolva um calendário para viagem a trabalho
Nós sempre destacamos a importância do planejamento e com a viagem a trabalho não é diferente. Estabelecer um calendário semestral, mensal ou mesmo quinzenal pode ajudar a economizar. Dessa forma, você consegue buscar datas em que o custo com passagem e hospedagem sejam menores.
Da mesma forma, consegue fazer uma média dos gastos e analisar quais viagens podem ser adiadas. Além de estabelecer um calendário você deve se perguntar: “esse deslocamento é realmente necessário?” “Não há outro meio de fazer o contato com o cliente? Videoconferência ou outro tipo de interação online?”. Assim, o seu planejamento vai ser mais assertivo.
Crie um roteiro
Em uma viagem a trabalho você tem um objetivo. Fazer contato com um possível cliente, estreitar laços ou quem sabe resolver alguma dificuldade do seu consumidor. As vezes a demanda é uma só, mas em outros casos há mais de uma pendência para ser resolvida. Assim, ter um roteiro pode ajudar não só a tornar o seu trabalho mais prático como diminuir custos.
Para ter uma ideia pense na seguinte situação: você saiu em viagem e planejou encontrar o cliente X as 8 horas da manhã. Mas, chegando lá descobriu que naquele dia ele tinha uma consulta médica e só estaria de volta as 11 horas. O que fazer quando você já gastou dinheiro com deslocamento e os outros horários do dia já foram preenchidos?
Mudar o horário do voo no dia seguinte? Estender a estada no hotel por mais um dia? Tudo isso gera custos não planejados. Assim, ao criar um roteiro você diminui a chance de que situações como essas aconteçam, pois você vai ligar para os clientes, buscar saber o melhor horário para visitas e assim planejar o seu dia.
Como sabemos, mesmo com todo o cuidado na elaboração do roteiro, imprevistos podem acontecer e resultam em despesas extras. Por isso, se planeje também para esses contratempos. Tente deixar um horário vago no dia para remarcar um encontro e prefira voos no meio do dia. Dessa forma, você pode aproveitar a manhã antes da viagem para resolver o que não foi possível antes.
Tenha um cartão corporativo
Os cartões corporativos são uma forma de facilitar a vida do setor de contabilidade da empresa. Com eles os colaboradores que precisam viajar vão ter mais tranquilidade na hora de pagar transporte, alimentação e eventuais despesas. Além disso, não vão correr o risco de esquecer de pedir a nota fiscal em todo estabelecimento.
Por outro lado, a empresa vai ter um controle maior e individualizado dos gastos de cada colaborador. Dessa forma, será mais fácil manter todos dentro da meta estipulada para os custos com viagem a trabalho. Além disso, de acordo com o tipo de cartão escolhido a instituição pode economizar com alguns serviços como seguro de viagem.
Compre passagens aéreas com antecedência
Agora vamos para a parte prática. Não é segredo pra ninguém que comprar passagens aéreas com antecedência nos ajudam a economizar. Assim, prefira reservar os bilhetes pelo menos 30 dias antes para viagens nacionais e internacionais com no mínimo 90 dias. Da mesma forma, evite os dias em que a busca por voos é maior e os meses de alta temporada e férias.
Você pode ainda usar a tecnologia ao seu favor. Algumas plataformas como Skyscanner e Kayak oferece uma busca mais detalhada e é possível encontrar passagens com um preço mais barato. O mesmo vale para sites como MaxMilhas que usam pontos para emitir bilhetes o que gera uma economia para o consumidor.
Participe de programas de fidelidade
Como sabemos todos os anos bilhões de milhas deixam de ser utilizadas ou mesmo resgatadas. Agora imagine a quantidade de milhas que a sua empresa poderia estar acumulando com todas as viagens e pontos nos cartões corporativos? Esses benefícios poderiam gerar uma boa economia permitindo o resgate de novos voos.
Por isso, é interessante verificar qual a companhia que você e seus funcionários utilizaram nos últimos meses e fazer o cadastro no programa de fidelidade da mesma. Assim, será possível acumular milhas com todas as viagens para economizar nos próximos trechos. Da mesma forma, verifique com o banco fornecedor do cartão corporativo como funciona o programa de recompensas.
Informe-se de quais são os programas de fidelidade que ele tem parceria e que outras transações geram pontos. Pois é, as empresas têm mais essa vantagem. Apesar dos clubes de companhia aérea serem os mais comuns é possível juntar esses benefícios em outros serviços como aluguel de carro e hospedagem.
A escolha do hotel
Hoje já existem várias plataformas para pesquisar e comparar o preço entre as opções de hotéis. Alguns sites como Booking, Trivago mostram os melhores preços de acordo com a data e destino. Além disso, acomodações como Airbnb estão se tornando cada vez mais populares no Brasil e pode ser uma alternativa mais econômica.
Por outro lado, algumas empresas podem optar por realizar convênios redes hoteleiras preparadas para receber hóspedes em viagem a trabalho. Esses locais oferecem a possibilidade de fechar um contrato que além de ser mais econômico também permite um controle maior sobre esse tipo de despesa.
Basicamente, esses planos tem preço fixo e pouca variação, mesmo em períodos de alta temporada. Da mesma forma, ao fazer convênio com uma rede hoteleira seus colaboradores vão poder viajar para mais destinos sem se preocupar tanto com o custo final. Verifique quais são as empresas oferecem esse serviço, compare os preços e escolha a melhor opção.
Use serviço de transporte empresarial na viagem a trabalho
A tecnologia mudou a forma como consumimos diversos serviços, inclusive o de transportes. Para quem viaja a trabalho hoje em dia as opções são muitas. Assim, a sua empresa deve analisar cada uma delas cuidadosamente e escolher aquela que vai gerar maior economia no final do mês.
Aplicativos como Uber, 99 e Cabify já estão presentes em boa parte das cidades do país, principalmente nos grandes centros. Além disso, essas ferramentas contam com um serviço voltado para empresas. Nesses casos os colaboradores podem solicitar viagens na conta da corporação e a firma terá acesso a todo o relatório de gastos com deslocamento.
Esse serviço oferecido pelos aplicativos pode ser usado inclusive do dia-a-dia da empresa substituindo o vale-transporte tradicional. Da mesma forma, as grandes locadoras de veículos oferecem planos corporativos para aluguel de carros. Nesses casos, as instituições recebem alguns descontos, tarifas promocionais e outros benefícios. Além disso, é possível participar dos programas de fidelidade e resgatar reservas gratuitamente.
Invista em tecnologia para gerenciar a viagem a trabalho
Por fim, não podemos deixar de contar com a tecnologia para nos ajudar na gestão das despesas da viagem a trabalho. Já existem no mercado alguns softwares que facilitam o processo de lançamento de despesas. Da mesma forma, esses programas permitem que os gestores tenham um controle maior dos custos, evitando surpresas no final do mês.
A viagem a trabalho pode render bons frutos para a sua empresa. Mas, reduzir os custos é parte essencial do sucesso dessa estratégia. Felizmente, o mercado de turismo oferece a esses viajantes uma série de opções para reduzir as despesas. Esperamos que as dicas deste conteúdo ajudem você no corte de gastos.
Ahh, se você quer aprender mais sobre viagens dá uma olhada no conteúdo que separamos!